The Challenge of Long Distance CareWhether du trenger koordinere helse-og juridiske tjenester for foreldrene dine eller trenger å holde en familie konferanse, hjelper telekonferanse du bor mer tilkoblet, være mer effektivt og være mer responsive med familie og kjære. En krise som kan ta på seg store proporsjoner kan håndteres raskt fordi du kan samle alle ressursene du trenger - utbredt familiemedlemmer, leger, omsorg givers, advokater (for å nevne noen) - fra hele byen eller over hele landet. Min mor og hennes mann flyttet til vestkysten av Florida, langt fra mine søstre og meg som bor på begge kyster av oss. Når min mors helse forverret seg, var mitt dilemma hvordan du effektivt overvåke og koordinere hennes omsorg og økonomiske saker fra 1500 miles away. På den tiden bodde jeg på konferansesamtaler på kontoret og trodde de kan fungere for familien vår. Jeg er engasjert en lokal eldreomsorgen manager, som besøkte min mor på en jevnlig basis og koordinerte leger, apoteket, i hjemmet og andre omsorgspersoner. Jeg satt opp månedlige konferansesamtaler med sjefen for å holde mine søstre og min stefar sin familie oppdatert om helsespørsmål. Alle kunne høre det samme på samme tid, stille spørsmål, stemme meninger og delta i beslutninger. To ganger vi koordinert out-of-town evakueringer i en orkan sesong! Vellykket telekonferanse tar litt planlegging og følgende tips kan hjelpe deg gjennom hva som kan være en emosjonell time.Engage en pålitelig Teleconferencing ServiceArrange tjenester med et konferansesamtaler selskap som leverer høy kvalitet , pålitelig lydkonferansetjeneste, sikkerhet for dine telefonsamtaler og 24/7 teknisk support. Dette unngår kaller frakobling, statisk på linjen, og frustrerte deltakerne i samtalen. Se etter en tjeneste som gir dedikert gratisnummer og toll innringernumre, sikker moderator og deltaker passkoder og enkle tastafontoner konferansesamtale kontroller (f.eks muting, volumkontroller, og operatør assistanse). I tilfelle du trenger å legge til noen som ikke er på samtalen (for eksempel en lege eller advokat) er det også nyttig å ha muligheten til å ringe ut i løpet av samtalen og legger til at ekstra person on.Plan Din CallInvite alle mennesker som er involvert med problemet for hånden, spesielt de som trenger å delta i beslutninger eller hjelpe bære dem ut. Disse kan inneholde slektninger, venner, profesjonelle omsorgspersoner, finansielle rådgivere og leger. Typiske temaer kan være: Care coordinationHealth og sikkerhet concernsSharing ansvar blant voksne childrenFinancesWeather-relaterte og andre kriser (orkaner, tornadoer, strømbrudd, etc.) gi alle dato, tid og forventet lengde på samtalen. La deltakerne vet hvilke fag du ønsker å dekke. Det er en god idé for nøkkelpersoner (vanligvis familiemedlemmer) for å ha noe å si i å sette dagsorden. Sende ut eventuelle skriftlige dokumenter innringere trenger på forhånd (f.eks helsetjenester direktiver, andre juridiske dokumenter, legens rapporter osv.). Gi deltakerne med innringernumre og deltaker passcodes.Manage Din CallThe samtale vert bør oppringt i fem minutter før samtalen som en ekstratjeneste. I mange tjenester, vil deltakerne høre musikk på vent inntil det vert tiltrer konferansen, en sikkerhetsfunksjon som hindrer uautorisert bruk av konferansen call.If nødvendig, ta opp telefonkonferanse - en standard funksjon med mange konferansesamtaler tjenesteleverandører. Dette kan brukes for å tillate noen som ikke kunne delta i samtalen for å lytte på et senere tidspunkt. Hvis samtalen opptak brukt, bør tjenesteleverandøren har en kunngjøring til deltakerne om at samtalen blir recorded.When du starter samtalen, la alle vite hvem som er på samtalen og vurdere de elementene du skal dekke. Be deltakerne å dempe telefoner når ikke snakke og å unngå å skape bakgrunnsstøy som rasler papirer eller sidesamtaler. Mobiltelefoner kan skape støy på linjen og kan trenge å bli dempet når mobiltelefon bruker er ikke sett. Hvis en celle eller trådløs telefon er i nærheten av en mikrobølgeovn, kan dette føre til statisk og den som ringer må bevege seg bort fra microwave.Ask alle innringere til å identifisere seg selv når de snakker, adresse andre ved navn når stille spørsmål og å ikke plassere telefoner på vent når de har musikk-on-hold, som vil være forstyrrende. Før du avslutter samtalen, polle gruppen og sette en dato og tid for neste samtale, hvis nødvendig. Mange telekonferanse leverandører gir verten muligheten til å automatisk avslutte anropet ved hjelp av touch-tone pad på telefonen, som er en god praksis i tilfelle en deltaker glemmer å henge opp (det skjer ofte!). Oppfølging Er NiceSend ut en oppsummering e-post eller et notat identifisere eventuelle oppfølging gjøremål, slik at alle er klar neste trinnene for å take.For innspilte samtaler, gi dial-in informasjon til noen du ønsker å høre opptaket. Og, hvis det er nødvendig, bestille CD-plater av den innspilte samtalen
Av:. Tom Irland |