Hvis du driver en bedrift, selv en liten en fra hjemmet så må du sørge for at du ser etter og holde alle dine viktige dokumenter som fakturaer og regninger på et trygt sted. Ikke bare det, britisk lov sier at noen dokumenter må holdes for opptil seks years.Many mennesker, men når du blir spurt hvor deres siste års regnskap er gjerne bare peker på et skrinlegge, tar deg til garasjen deres eller bare krusning gjennom sine skuffer for å få deg den informasjonen du trenger. Enkelt sagt, de er ikke lagret noe trygt og kan gå tapt eller stjålet svært easily.Company dokumenter er viktige og lagre dem sikkert er et juridisk krav, ikke bare en god idé. Du bør den vurdere å sette dem et trygt sted slik at de ikke kan bare plukket opp og tatt ut av bygningen, mistet når noen bestemmer seg for å rydde opp og brent til en skarp i en freak accident.Here er noen alternativer for å holde dokumentene dine trygt: Off-site lagring - For større bedrifter kan dette være et flott alternativ. Svært ofte en lokal lagring selskapet vil tilby en ukentlig eller månedlig henting. Du gir alle dokumentene dine i et sett format, og de vil ta dem til deres sikre lageret. Digital lagring - Dette blir stadig mer populært, selv om lovligheten av digitale dokumenter som bare er fortsatt i tvil. A 'belter og bukseseler alternativet ville være å lagre papirdokumenter sted etter første digitalisere dem på noen måte. Hvis du gjør dette så bør du virkelig lagre digitale versjoner på et annet sted til papir seg - spre risikoen. Oppbevaring på stedet - Realistisk, er dette den vanligste og kostnadseffektiv måte å lagre dokumentet. Bare holde dem på ett sted i en sikker stilling i bygningen. Men ikke bare la dem i en enkel arkivskap, må du sette dem der de ikke kan være lett og er sikker. Selvfølgelig er det større risiko for papirdokumenter enn tyveri - det vanligste er brann. Du bør derfor vurdere en robust brannsikker. Du bør også vurdere muligheten for varmeskader og velge trygge accordingly.Many safer ikke egentlig gi karakterer for varme motstand, og dette kan være et stort problem for noen selskaper. Hvis du trenger å lagre sensitive data (noe plast og selvfølgelig, papir) så du ikke bare må vurdere brann. Selv om brannen ikke går på langt nær sikker, kan du finne at den resulterende røykskader kunne ødelegge data media og plast filer.Men Det er enda et problem - varme. Noen safe, selv om brannhemmende, ikke vil tolerere varmen så vel som andre, og hvis din trygg er i midten av en flammende bygningen da brannen seg selv kan ikke være problemet. Varmen som genereres i midten av en brann kan være mange hundre grader. For det første, dine plast elementer for eksempel filer, disker, vil tapes smelte og så til slutt de vil bare brast i flammer. Hvis det blir varmt nok, kan du selv se papiret antennes så når du til slutt åpne opp angivelig 'beskyttet' trygg - du må bare ashes.So, vær forsiktig med hva du kjøper og bruke klokt
By: Alan B. Trescott